Gli atti di nascita, matrimonio, unione civile e morte, i provvedimenti riguardanti lo stato civile formati all’estero, relativi a cittadini italiani devono essere trasmessi al Comune italiano di residenza o di iscrizione AIRE per la trascrizione. La trasmissione avviene di norma tramite il Consolato italiano competente, ma può essere richiesta da chiunque vi abbia interesse direttamente al Comune italiano competente per la trascrizione.
Nei comuni di trascrizione degli atti è possibile richiedere certificati ed estratti.
I cittadini stranieri residenti in Italia possono chiedere la trascrizione di atti di stato civile formati all’estero che li riguardano. Queste trascrizioni sono meramente riproduttive di atti stranieri in quanto estranee all’ordinamento giuridico italiano. Di conseguenza, su tali trascrizioni non si effettuano annotazioni, fatta eccezione per il regime patrimoniale, né delle stesse è possibile rilasciare estratti per riassunto e certificati ma, eventualmente, solo estratti per copia integrale al diretto interessato secondo quanto disposto dalla circolare n. 2 del Ministero dell’Interno del 26 marzo 2001.
Gli atti di stato civile e i provvedimenti riguardanti lo stato civile vengono trascritti purché adeguatamente tradotti e legalizzati (salvo esenzioni) e purché non contrari all’ordine pubblico.